Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

LeafyLines is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven, voor zover wij zelf het doel en de middelen bepalen.

• Handelsnaam: LeafyLines
• E-mail: info@leafylines.com
• Website: www.leafylines.com
• Vestigingsland: Nederland

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, personen die contact met ons opnemen en klanten met wie wij een overeenkomst hebben of willen sluiten.

Voor klantprojecten waarin wij namens jou persoonsgegevens van jouw websitebezoekers verwerken (bijvoorbeeld bij hosting of onderhoud), kunnen wij verwerker zijn. In dat geval maken we waar nodig een verwerkersovereenkomst en geldt jouw eigen privacyverklaring richting jouw bezoekers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven), bedrijfsnaam.
• Inhoud van je bericht: onderwerp, vraag, offerteaanvraag of overige informatie die je vrijwillig deelt.
• Project- en factuurgegevens: correspondentie, afspraken, offertes, facturatie- en betaalgegevens.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en serverloggegevens die nodig zijn voor beveiliging en werking van de website.

4. Hoe verkrijgen we jouw gegevens?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou wanneer je het contactformulier invult, ons een e-mail stuurt, belt of anderszins contact opneemt.

Daarnaast kunnen we gegevens ontvangen via doorverwijzingen, samenwerkingen of openbare bronnen, voor zover dat relevant is voor onze dienstverlening en rechtmatig is.

Technische gegevens worden automatisch verwerkt wanneer je onze website bezoekt, voor zover dat nodig is voor werking en beveiliging.

5. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke, gerechtvaardigde doelen. Dat doen we op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan (bijvoorbeeld offerte, projectuitvoering, facturatie).
• Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld beveiliging van onze website, fraudepreventie, het beantwoorden van vragen en het verbeteren van onze diensten), mits jouw belangen niet zwaarder wegen.
• Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht voor administratie).
• Toestemming, wanneer we die uitdrukkelijk vragen (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, indien van toepassing). Je kunt toestemming altijd intrekken.

6. Contactformulier en e-mailverwerking

Ons contactformulier vraagt om naam, e-mailadres, optioneel bedrijfsnaam en je bericht. Verzending verloopt via EmailJS, een dienst die berichten namens ons doorstuurt naar ons e-mailadres.

EmailJS verwerkt de ingevulde gegevens als verwerker. Wij sluiten met verwerkers afspraken die passen bij de AVG, waar dat vereist of beschikbaar is.

Het formulier bevat een verborgen veld (honeypot) tegen spam. Vul dat veld niet in; het is niet bedoeld voor menselijke invoer.

7. Verwerkers en diensten van derden

We maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) die ons helpen de website en onze diensten te leveren. Deze partijen verwerken gegevens alleen in opdracht van LeafyLines en niet voor eigen marketingdoeleinden, tenzij anders vermeld in hun eigen voorwaarden.

• EmailJS — verzending en afhandeling van contactformulierberichten.
• Google Analytics — website-statistieken, alleen na jouw toestemming via de cookiebanner.
• Hosting- en infrastructuurpartners (bijvoorbeeld Vercel of andere hostingproviders) — technische hosting, CDN en beveiligingslogs.
• E-mail- en administratiesoftware — correspondentie, offertes en facturatie.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt een cookiebanner. Je kunt kiezen tussen alleen noodzakelijke cookies of ook analytics-cookies accepteren.

Technisch noodzakelijke verwerkingen (zoals beveiliging en basisfunctionaliteit) gebruiken we zonder aparte toestemming, voor zover dat onder de wet is toegestaan.

Analytics-cookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Je kunt je keuze later wijzigen via de link Cookies in de footer.

• leafylines-cookie-consent (localStorage) — onthoudt jouw cookiekeuze.
• _ga, _ga_* (Google Analytics) — alleen na toestemming; helpt ons bezoek en gebruik van de site te meten.

9. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Contactaanvragen zonder opdracht: in principe maximaal twee (2) jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaartermijn gerechtvaardigd is.
• Klant- en projectgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor garantie, support, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie: zeven (7) jaar conform de fiscale bewaarplicht, voor zover van toepassing.
• Serverlogs en beveiligingslogs: beperkte termijn, passend bij beveiligingsdoeleinden (bijvoorbeeld enkele weken tot enkele maanden).

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Voorbeelden zijn HTTPS, toegangsbeperkingen, zorgvuldige omgang met inloggegevens en het beperken van toegang tot gegevens tot personen die die gegevens nodig hebben voor hun werk.

Geen enkele methode van verzending of opslag is honderd procent veilig. Meld een vermoedelijk datalek daarom zo snel mogelijk via info@leafylines.com.

11. Delen met derden

We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

We delen gegevens alleen met verwerkers en partners die nodig zijn voor onze dienstverlening, met adviseurs (bijvoorbeeld accountant of advocaat) wanneer nodig, of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld een bevoegde overheidsinstantie).

12. Jouw rechten

Onder de AVG heb je onder meer de volgende rechten, voor zover van toepassing:

• Recht op inzage in jouw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden), wanneer aan de voorwaarden is voldaan.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens die je ons hebt verstrekt op basis van toestemming of overeenkomst, in een gestructureerd formaat.
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

13. Minderjarigen

Onze diensten en website zijn niet gericht op personen jonger dan zestien (16) jaar. We verwerken bewust geen persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd, tenzij dat wettelijk is toegestaan en passend is beveiligd.

Neem contact met ons op als je vermoedt dat wij gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, zodat we die kunnen verwijderen.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, onze diensten of gebruikte tools. De actuele versie staat altijd op www.leafylines.com/privacy met vermelding van de datum laatst bijgewerkt.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je waar passend, bijvoorbeeld via de website of per e-mail als je klant bent.

15. Contact over privacy

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem contact op:

• E-mail: info@leafylines.com
• Onderwerp: Privacyverzoek
• Website: www.leafylines.com